.png)
Ένα τιμολόγιο είναι είναι ένα εμπορικό έγγραφο που εκδίδεται από τον πωλητή προς τον αγοραστή για μια συναλλαγή που γίνετε και αναφέρει τα προϊόντα, τις ποσότητες και τιμές που έχουν συμφωνηθεί. Μπορεί να είναι είτε σε έντυπη μορφή είτε ηλεκτρονική.
Σημαντικό: Αρκετές φορές, την υποχρέωση αυτή (της έκδοσης τιμολογίου) την αναλαμβάνει αυτός ο οποίος λαμβάνει τις υπηρεσίες ή τα προϊόντα. Αυτή η μέθοδος λέγετε "Αυτο-τιμολόγησης" (Self-billing). Προσοχή όμως! Για να είναι έγκυρο το τιμολόγιο, θα πρέπει να έχει προηγηθεί μια διμερής συμφωνία, όπου σε γενικές γραμμές ο πάροχος υπηρεσιών ή προϊόντων, αποδέχεται αυτήν την μέθοδο και όλους τους συναφείς κανονισμούς που την διέπουν.
Δείτε ΕΔΩ τα καλύτερα Cloud λογισμικά και εφαρμογές τιμολόγησης
___
Το τιμολόγιο πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες. Και εδώ αναφέρουμε τις ελάχιστα απαραίτητες βάση νόμου:
1. Επωνυμία και διεύθυνση του πωλητή Όνομα εταιρείας / εμπορική επωνυμία, διεύθυνση, UTR, αριθμός εγγραφής (αν είναι εταιρεία), τον αριθμό τηλεφώνου, e-mail. Είναι καλό επίσης, όταν παρέχεται και το όνομα πωλητή.
2. Όνομα και διεύθυνση του αγοραστή Όνομα εταιρείας / εμπορική επωνυμία, διεύθυνση, αριθμό τηλεφώνου, e-mail.
3. Αριθμός τιμολογίου Αριθμός τιμολογίου / αναφοράς είναι μοναδικός για κάθε τιμολόγιο. Πρέπει να τηρούνται τα αρχεία αριθμών / αναφοράς που έχουν ήδη χρησιμοποιηθεί, έτσι ώστε να μην γίνει διπλή έκδοση τιμολογίου με ίδιο αριθμό. Μερικοί χρησιμοποιούν μόνο ακολουθία αριθμών, για παράδειγμα, 0001, 0002, κλπ, όμως, μπορείτε να συμπεριλάβετε και γράμματα σε μια αναφορά τιμολογίου, αν θέλετε.
Εάν έχετε έναν μόνιμο πελάτη, στον οποίον πουλάτε συχνά προϊόντα/υπηρεσίες, θα μπορούσατε να βάζατε μερικά γράμματα μπροστά από τους αριθμούς, για να γλιτώσετε μεγάλη αρίθμηση και αν υποδηλώσετε τον πελάτη. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να χρησιμοποιείτε τον ίδιο αριθμό τιμολογίου ξανά, αλλάζοντας απλά τα γράμματα. Για παράδειγμα George 0001, μπορείτε να το κάνετε G0001 και για UPECO 0001, U0001.
4. Αριθμός αναφοράς πελάτη Ορισμένοι πελάτες, μπορεί να σας ζητήσουν κάποιο συγκεκριμένο αριθμός αναφοράς, για σκοπούς δικής τους απομνημόνευσης. Έτσι, είναι καλό να έχουμε κάποιο κενό χώρο στο τιμολόγιό για το σκοπό αυτό.
5. Ημερομηνία τιμολογίου Γενικά αυτή είναι η ημερομηνία κατά την οποία δημιουργείται το τιμολόγιο, χωρίς να είναι απαραίτητα η ημερομηνία αυτή, να είναι και η ημερομηνία παράδοσης των προϊόντων/υπηρεσιών.
6. Η ημερομηνία παροχής αγαθών ή των υπηρεσιών Είναι γνωστή και ως «ημερομηνία προμήθειας - supply date». Αυτή η αναφορά χρησιμοποιείται ως επί το πλείστων σε ένα ΦΠΑ τιμολόγιο (VAT Invoice).
7. Πληροφορίες για τα προϊόντα / υπηρεσίες που παρέχονται και οι τιμές τους Είναι απαραίτητο να υπάρξει μια σαφής περιγραφή του τι πωλήθηκε. Συνήθως είναι μια απλή περιγραφή μέσα σε μια σειρά, όπου παράλληλα με αυτήν, αναφέρετε και το κόστος του εκάστοτε προϊόντος/υπηρεσίας. Όσο ποιό σαφής είναι η περιγραφή, τόσο μικρότερη η πιθανότητα να σας πάρει ο αγοραστής τηλέφωνο για διευκρινίσεις. Είναι επίσης ευκολότερη και η λογιστική αντιστοίχηση του προϊόντος στο λογιστικό κωδικολόγιο, κατά την εγγραφή.
8. Συνολικό ποσό για το τιμολόγιο Το σύνολο του κόστους όλων των επιμέρους προϊόντων ή των υπηρεσιών που καλύπτονται από το τιμολόγιο. Αν υπάρχει οποιαδήποτε έκπτωση, θα πρέπει επίσης να σημειωθεί.
9. Οι όροι πληρωμής Οι όροι πληρωμής περιγράφουν σε γενικές γραμμές, πόσο χρόνο ο πελάτης έχει στη διάθεσή του για να πληρώσει το τιμολόγιο. Για παράδειγμα, "Η πληρωμή πρέπει να γίνει μέσα σε 30 ημέρες".
10. Λεπτομέρειες σχετικά με το πώς μπορεί να πληρώσει το τιμολόγιο ο πελάτης Ο πωλητής πρέπει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία του λογαριασμού εάν δέχεται BACS / άμεσες πληρωμές: το όνομα της Τράπεζας, το όνομα του λογαριασμού, αριθμός λογαριασμού, τραπεζικός κωδικός (sort-code). Εάν η πληρωμή γίνεται με επιταγή, τότε το μόνο που χρειάζεται είναι να παρέχεται ένα όνομα δικαιούχου. Ωστόσο, είναι προτιμότερο για τον πελάτη να κάνει απευθείας πληρωμή, διότι δεν υπάρχει καμία επιπλέον διαδικαστική ταλαιπωρία. Επίσης, ορισμένες τράπεζες χρεώνουν για την επεξεργασία επιταγών.
Αν είστε εγγεγραμμένος στα μητρώα ΦΠΑ (VAT), θα πρέπει να παρέχετε ορισμένες επιπλέον πληροφορίες. Έναν λεπτομερή οδηγό μπορείτε να βρείτε στην επίσημη ιστοσελίδα του HMRC. Συνοπτικά, οι βασικές επιπλέον πληροφορίες είναι οι εξής: Α) Αριθμός Μητρώου ΦΠΑ του πωλητή Β) Το ποσό του ΦΠΑ μαζί με τον συντελεστή ΦΠΑ του κάθε αγαθού/υπηρεσίας . Γ) Σύνολο ΦΠΑ.
Επίσης, εάν ο πωλητής είναι μια εταιρεία περιορισμένης ευθύνης (LTD/LIMITED), τότε πρέπει να τηρούνται και οι σχετικές τυπικότητες, σχετικά με αναφορές. Για παράδειγμα, αν ο πωλητής επιλέξει να συμπεριλάβει τα ονόματα των διευθυντών, τότε θα πρέπει να αναφέρει τα ονόματα όλων των διευθυντών. Για λεπτομέρειες, διαβάστε "The Companies (Trading Disclosures) Regulations 2008".
ΠΡΟΣΟΧΗ!
Το σχετικό άρθρο αποσκοπεί να δώσει μια γενική εικόνα ενημερωτικού χαρακτήρα και σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να ληφθεί υπόψη ως κανόνας για οποιαδήποτε περίπτωση. Η κάθε περίπτωση φέρει πάντα εξατομικευμένο χαρακτήρα.