.png)
Οι υποχρεώσεις των διευθυντών
Ο διευθυντής μιας εταιρείας περιορισμένης ευθύνης (LTD ή Limited) πρέπει:
να ακολουθεί τους κανόνες της εταιρείας, όπως αυτοί αναφέρονται στο καταστατικό της
να κρατάει τα εταιρικά αρχεία και τις όποιες αλλαγές αυτής
να υποβάλει τις οικονομικές καταστάσεις της εταιρείας, την φορολογική δήλωση (CT600) καθώς και να πληρώνει του όποιους φόρους της εταιρείας
να ενημερώνει τους άλλους μετόχους εάν μπορεί να επωφεληθείτε προσωπικά από μια συναλλαγή που σκοπεύει κάνει η εταιρεία
Ο διευθυντής μπορεί να προσλάβει άλλα άτομα για την διεκπεραίωση των άνω (π.χ. λογιστή), ωστόσο, την ευθύνη για τις όποιες υποβολές και πληρωμές, την έχει πάντα ο διευθυντής.
ΠΡΟΣΟΧΗ! Σε περίπτωση μη συμμόρφωσης των άνω υποχρεώσεων, υπάρχει η πιθανότητα να αποκλειστεί κάποιο πρόσωπο από το αξίωμα του διευθυντή καθώς και την δυνατότητα να ξαναγίνει διευθυντής, μπαίνοντας στην ειδική "λίστα των αποκλεισμένων" του Companies House και Insolvency Service.Ανάληψη χρημάτων από την εταιρεία
Όταν πρόκειται να γίνει λήψη χρημάτων από την εταιρεία, η μορφή υπό την οποία μπορεί να γίνει αυτό είναι:
μισθός (για να δώσει μια εταιρεία μισθό, θα πρέπει να κάνει εγγραφή ως εργοδότης
έξοδα εταιρείας
όφελος σε είδος (όταν για παράδειγμα η εταιρεία πληρώνει το γυμναστήριο του διευθυντή)
μερίσματα (μερίσματα επιτρέπεται να δίνονται μόνο αν η εταιρεία έχει λογιστικό - φορολογικό κέρδος μέσα στην χρονιά ή διαθέσιμα από τα προηγούμενα χρόνια και τα οποία δηλώνονται στην φορολογική δήλωση των διευθυντών. Αν τα μερίσματα δεν μπορούν να δικαιολογηθούν βάση κερδών, μετράνε αυτόματα ως δάνειο και εδώ θέλει προσοχή, καθώς και τα δάνεια μπορεί να έχουν φορολογικές επιπτώσεις (για λεπτομέρειες, μεταβείτε στον σύνδεσμο "δάνεια".
ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Όταν δίνονται μερίσματα, θα πρέπει να υπάρχει αυστηρή καταγραφή αρχειοθέτηση. Συγκεκριμένα, για κάθε πληρωμή μερίσματος που πραγματοποιεί η εταιρεία, πρέπει να υπάρχει ένα κουπόνι μερίσματος που να αναφέρει την ημερομηνία, όνομα εταιρείας, ονόματα των μετόχων στους οποίους καταβάλλεται μέρισμα και το ποσό του μερίσματος.Τυχόν αλλαγές της εταιρείας που πρέπει να αναφέρετε
Μια εταιρεία έχει αλληλεπίδραση με πολλές άλλες. καθώς και με φυσικά πρόσωπα και ως εκ τούτου, θα πρέπει όλοι οι συμβαλλόμενοι να είναι σε θέση να γνωρίζουν για σημαντικές αλλαγές, όπως για παράδειγμα στοιχεία επικοινωνίας και αλληλογραφίας. Συγκεκριμένα, οι αλλαγές που πρέπει να αναφέρονται στο HMRC είναι:
τυχόν ονόματα διευθυντών και εταιρείας, εμπορική διεύθυνση καθώς και διεύθυνση αλληλογραφίας
πρόσληψη λογιστή - φοροτεχνικού - εκπροσώπου
είσοδος νέων μετόχων και ατόμων που ασκούν μεγάλο έλεγχο - επιρροή εντός εταιρείας (PSC - people with significant control)
τυχόν πρόσληψη επίσημης γραμματείας της εταιρείας
Ο χρόνος μέσα στον οποίον θα πρέπει να γίνεται η ενημέρωση είναι μεταξύ 14 και 30 ημερών (εξαρτάται από το είδος της ενημέρωσης) και συνήθως γίνεται ηλεκτρονικά.
Σε περίπτωση που υπάρχουν δύο οι περισσότεροι μέτοχοι, θα πρέπει να υπάρχει η συγκατάθεση πλειοψηφίας (επισήμως, ‘ordinary resolution’). Επίσης, υπάρχουν περιπτώσεις όπου ζητείται ανώτερη πλειοψηφία, η οποία ανέρχεται σε τουλάχιστον 75% των ψήφων (επισήμως, special resolution’).
Τήρηση βιβλίων και πρακτικών
Ο διευθυντής είναι υποχρεωμένος να κρατάει αρχεία:
της εταιρείας (μη οικονομικού χαρακτήρα) &
του λογιστηρίου
Έγγραφα Εταιρείας περιλαμβάνουν στοιχεία:
- διευθυντών, μετόχων και γραμματέων της εταιρείας
- αποτελεσμάτων οποιωνδήποτε ψήφων και αποφάσεων των μετόχων
- τυχόν μελλοντικών δεσμεύσεων αποπληρωμής ομολόγων / υποχρεώσεων (‘debentures’), καθώς και ποιον πρέπει να πληρώσει
- τυχόν ασφαλιστικών αποζημιώσεων (‘indemnities’) αν πάει κάτι στραβά λόγω λάθους εταιρείας
- συναλλαγών όταν κάποιος αγοράζει μετοχές της εταιρείας
- δανείων ή υποθήκες με εξασφάλιση έναντι των περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας
Έγγραφα Λογιστηρίου περιλαμβάνουν στοιχεία:
- χρημάτων που έλαβε και δαπανά η εταιρεία (συμπεριλαμβανομένων των επιχορηγήσεων και των πληρωμών από προγράμματα υποστήριξης για τον κορωνοϊό)
- λεπτομερών περιουσιακών στοιχείων που ανήκουν στην εταιρεία
- οφειλών και απαιτήσεων της εταιρείας
- μετοχών που κατέχει η εταιρεία στο τέλος του οικονομικού έτους
- υπολογισμών που χρησιμοποιήσατε για να υπολογίσετε τον αριθμό των αποθεμάτων
- όλων των αγαθών που αγοράζονται και πωλούνται
- αγοραστών και πωλητών (πλην λιανικών πωλήσεων)
- αντίγραφα κίνησης τράπεζας
- παραστατικών εσόδων εξόδων (τιμολόγια και αποδείξεις)
ΠΡΟΣΟΧΗ: Σε περίπτωση μη τήρησης των προαπαιτούμενων, υπάρχει κίνδυνος υψηλού προστίμου καθώς και αποκλεισμού ως διευθυντή εταιρείας. Αν χάσατε τα έγγραφα, φροντίστε να τα αναδημιουργήσετε και επικοινωνήστε άμεσα με το Corporation Tax office.Ετήσια ενημέρωση στοιχείων εταιρείας
Πρέπει να ελέγχετε ότι οι πληροφορίες που έχει το Companies House για την εταιρεία σας είναι σωστές κάθε χρόνο. Αυτό ονομάζεται Confirmation Statement (παλαιότερα Annual Return).
Η ενημέρωση συμπεριλαμβάνει κατά κανόνα:
- τα στοιχεία της έδρας, των διευθυντών, του γραμματέα και της διεύθυνσης όπου τηρείτε τα αρχεία σας
- την κατάσταση κεφαλαίου σας και τα στοιχεία των μετόχων (εάν η εταιρεία σας έχει μετοχές)
- τους κωδικούς SIC (αριθμοί που προσδιορίζουν τι κάνει η εταιρεία σας)
- το μητρώο ατόμων που έχουν σημαντικό έλεγχο - επιρροή μέσα στην εταιρεία (PSC)
ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Η συχνότητα υποβολής και ενημέρωσης εγγράφων, εξαρτάτε από το είδος των εγγράφων. Άλλα είναι σε εβδομαδιαία βάση, άλλα σε μηνιαία βάση, άλλα σε τριμηνιαία και άλλα σε ετήσια. Συνήθως, σε εβδομαδιαία και μηνιαία βάση είναι η ενημέρωση μισθολογίου, σε τριμηνιαία το ΦΠΑ και σε ετήσια η υποβολή οικονομικών καταστάσεων και της φορολογικής δήλωσης, χωρίς βέβαια να περιορίζονται μόνο σε αυτά οι υποχρεώσεις! Επικοινωνήστε για λεπτομέρειες με τον λογιστή σας ή διευθετήστε μια συμβουλευτική συνεδρία μαζί μας ΕΔΩ.© 2021 UPECO LTD
_
ΠΡΟΣΟΧΗ!
Το σχετικό άρθρο αποσκοπεί να δώσει μια γενική εικόνα ενημερωτικού χαρακτήρα και σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να ληφθεί υπόψη ως κανόνας για οποιαδήποτε περίπτωση. Η κάθε περίπτωση φέρει πάντα εξατομικευμένο χαρακτήρα.